مفاهیم پایه در سامانه عملیاتی حمل و نقل بین المللی
تعاریف
در این بخش از مستند تعاریف و مفاهیم سامانه کسبر شرح داده می شود. مطالعه این بخش برای آشنایی با نوع تفکر جاری در سامانه مفید می باشد.
فرآیند
سامانه کسبر یک سامانه فرآیند محور می باشد. یعنی یک پرونده حمل طی یک گردش کار از ابتدا تا انتها، در شرکت و بین پرسنل مسئول جا به جا می شود.
فرآیند های سامانه کسبر پویا بوده و هر شرکت با توجه به ساختار داخلی خود و تعداد پرسنل، امکان تعریف فرآیند های اختصاصی خود را دارد.
توضیحات مستند جاری در خصوص فرآیند ها به صورت کلی بوده و الزاما مشخص کننده رفتار نهایی سامانه نیست. چرا که رفتار نهایی سامانه با توجه به فرآیند اختصاصی شما، ممکن است متفاوت باشد.
پروژه
در سامانه کسبر، هر عملیات حمل، در یک پروژه تعریف می شود. همچنین یک پروژه می تواند در برگیرنده چند عملیات حمل به صورت ترکیبی باشد. یک پروژه حمل در سامانه کسبر موارد زیر را در بر می گیرد:
- اطلاعات عملیات حمل شامل نوع حمل، مبدا و مقصد، ترم حمل و …
- اطلاعات مشتری درخواست دهنده
- اطلاعات کالای مورد حمل
- اطلاعات مالی شامل هزینه های خرید و فروش
- تاریخچه گردش کار
- ضمانت نامه های داده شده یا دریافت شده
- فایل ها و اسناد و مدارک حمل
- صدور اسناد حمل
- لیست نکات ثبت شده برای عملیات حمل
- لیست وظایف و یادآور های تعریف شده برای عملیات حمل
- وضعیت پروژه
- کابینت نگهداری فیزیک پرونده
اطلاعات عملیات حمل
در سامانه کسبر تمامی اطلاعات مربوط به عملیات حمل به شرح زیر ذخیره می شود:
- مبدا و مقصد حمل کالا
- ترم حمل
- نوع حمل (دریایی، هوایی، زمینی، ترانزیت و ترخیص)
- اطلاعات بسته بندی شامل تعداد، نوع و ابعاد بسته ها در عملیات حمل هوایی یا محموله های گروپاژ
- اطلاعات کانتینر ها شامل تعداد، نوع و ابعاد در عملیات حمل دریایی
- اطلاعات ماشین شامل تعداد، نوع و ابعاد در عملیات حمل زمینی و ترانزیت
اطلاعات مشتری
در سامانه کسبر اطلاعات کامل مشتری اطلاعات مالی و تماس و … نگهداری می شود. در سامانه کسبر برای هر پروژه سه سطح مشتری تعریف می شود.Client, Booker Client, Notify
اطلاعات کالا
در سامانه کسبر اطلاعات کامل کالا شامل نام، وزن، ابعاد، CBM، HS، کلاس و گروه کالای خطرناک و … ذخیره می شود.
اطلاعات مالی
در سامانه کسبر اطلاعات مالی پروژه، شامل هزینه های خرید و مبالغ فروش هر خدمت به صورت مجزا ثبت می شود. در این سامانه می توانید پرونده را برای نیروهای تنخواه گردان خود ارجاع داده تا هزینه های پرداخت شده در محل ادارات مختلف را ثبت نمایند. نیرو های تنخواه گردان می توانند لیست هزینه های خود را به صورت روزانه یا کلی دریافت و چاپ نمایند.
همچنین امکان صدور فاکتور و پیش فاکتور و مشاهده وضعیت پرداخت های مشتری نیز در بخش مالی تعبیه شده است.
واحد های ارزی متفاوت در سامانه قابل تعریف بوده و بخش مالی می تواند نرخ ارز های خارجی را در دو نوع نرخ اسکناس و نرخ حواله به صورت روزانه، به روزرسانی نماید. این اطلاعات علاوه بر نمایش به سایر کاربران، جهت محاسبات فاکتور ها قابل استفاده می باشد.
ثبت اطلاعات صرافی ها و نرخ های متفاوت آنها یکی دیگر از قابلیت های بخش مالی می باشد.
ضمانت نامه ها
در عملیات های حملی که نیازمند ارائه ضمانت می باشد، تمامی ضمانت نامه هایی که شرکت حمل به لاین ها ارائه می دهد و ضمانت نامه هایی که از مشتری دریافت می کند ثبت می شود. در سامانه کسبر ضمانت نامه های نقدی، چک و سفته از پیش تعریف شده است و امکان تعریف سایر موارد نیز وجود دارد. در خصوص ضمانت نامه های نقدی، علاوه بر ریال، سایر واحد های ارزی نیز پشتیبانی می شود.
فایل ها و اسناد
در سامانه کسبر، امکان آپلود تعداد نامحدود فایل برای هر عملیات حمل موجود می باشد. فایل های هر پرونده در دسته بندی های مجزا قابل ثبت بود و کاربران می توانند برای هر فایل عنوان و توضیحاتی را ثبت نمایند.
صدور اسناد حمل
در سامانه کسبر امکان صدور اسناد زیر برای همه انواع عملیات حمل (دریایی، زمینی، هوایی، ترانزیت، ترخیص) وجود دارد:
- کارو شیت
- اعلامیه حمل
- اعلامیه ورود
- فاکتور چاپی
- پیش فاکتور چاپی
تاریخچه گردش کار
در سامانه کسبر، هر محموله و پرونده گردش کار مخصوص به خود را طی می کند. این گردش کار با توجه به ساختار شرکت و گروه های کاری آن تعیین و در سامانه تنظیم شده و هر محموله حمل بر مبنای آن، بین پرسنل جا به جا می شود. تاریخچه گردش کار مربوط به هر پروژه و عملیات های حمل زیر مجموعه آن، در هر پروژه قابل مشاهده می باشد.
لیست نکات و وظایف
کاربران می توانند روی پروژه هایی که در گردش کار آنها حضور دارند نکته یا وظیفه ای تعریف کنند.
- نکته چیست؟ نکته، متنی است که روی هر پرونده اضافه می شود. در داخل هر پرونده لیست نکات آن قابل مشاهده می باشد. به عنوان مثال کاربران می توانند آخرین وضعیت پرونده را پس از پیگیری روی آن ثبت نمایند. این اطلاعات روی پرونده برای سایر کاربران مسئول قابل مشاهده می باشد. همچنین با ثبت هر نکته روی پرونده، اعلان های لازم برای بازاریاب آن پرونده (جهت اطلاع) ارسال می شود.
- وظایف چیست؟ وظیفه یک مسئولیت انجام شدنی است که هر کاربر برای خود یا دیگران و با تعیین تاریخ سر رسید روی هر پروژه تعریف می کند. در تاریخ مذکور، سامانه به صورت هوشمند هشدار های لازم را صادر می نماید. کاربران می توانند جهت یادآوری پیگیری، یادآوری تماس، یادآوری پرداخت ها و … از این بخش استفاده نمایند. در شرکت هایی که تعداد زیادی پرونده در جریان دارند این بخش برای افزایش دقت پرسنل مفید می باشد.
وضعیت پروژه
هر پروژه در یکی از سه وضعیت زیر قرار می گیرد:
- وضعیت جاری: پروژه هایی که در حال انجام می باشند در این وضعیت قرار می گیرند. این پروژه ها هنوز خاتمه نیافته اند و در حال استعلام قیمت یا در مرحله عملیاتی قرار دارند.
- وضعیت شکست خورده: پروژه ای که بعد از استعلام قیمت یا پس از رزرو، توسط مشتری یا شرکت لغو می شود به وضعیت شکست خورده می رود. پروژه های این وضعیت با ثبت دلیل شکست پروژه، بسته می شود. بررسی دلایل عمده شکست پروژه، برای کشف و ارزیابی مشکلات و گلوگاه های شرکت می تواند مفید باشد.
- وضعیت موفق: پروژه هایی که عملیات حمل آنها با موفقیت خاتمه یافته و تسویه حساب های مالی آن انجام شده است در وضعیت موفق قرار می گیرند.
سامانه کسبر چند نوع گزارش آماری در خصوص وضعیت پروژه ها، در بازه های زمانی متفاوت ارائه می دهد. این گزارش ها برای بررسی کیفیت عملکرد گذشته و وضعیت جاری شرکت، کاربرد دارند.
کابینت نگهداری فیزیک پرونده
سامانه کسبر علاوه بر مدیریت اطلاعات پرونده، فیزیک پرونده را نیز مدیریت می نماید. شما می توانید قفسه ها و کشوهای نگهداری فیزیک پرونده ها را نام گذاری کرده و این نام ها را در سامانه تعریف نمایید. از این پس در هر پرونده محل قرارگیری آن نیز قابل مشاهده و مدیریت می باشد.
