1) معرفی محیط نرم افزار مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر
پس از دریافت نام کاربری و رمز عبور، مرورگر اینترنتی خود را باز کرده و آدرس سامانه را تایپ نمایید. با توجه به تحت وب بودن این نرم افزار، تمامی مرورگر های استاندارد مانند Google Chrome، FireFox, Opera, Safari و … از این سامانه پشتیبانی می کنند.همچنین این نرم افزار مدیریت حمل و نقل بین المللی، بدون نصب هیچگونه ابزاری اضافه، روی همه دستگاه ها از جمله Windows, Android, IOS, Mac قابل اجراست. تنها نیاز شما برای استفاده از این سامانه، اتصال به شبکه و یک مرورگر اینترنتی می باشد.
صفحه اصلی سامانه مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر
پس از ورود، شما با صفحه داشبورد سامانه مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر مواجه خواهید شد. صفحه داشبورد سامانه اطلاعات و قابلیت های زیادی در اختیار شما قرار می دهد که در ادامه به آن می پردازیم.
نوار بالایی سامانه نرم افزار مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر
در بخش بالای صفحه یک نوار وجود دارد که ابزارهای پرکاربرد نرم افزار کسبر در آن گنجانیده شده است. لیست این ابزارها از سمت چپ به شرح زیر است:
- منوی کاربر شامل امکانات ویرایش پروفایل، تفویض کارتابل، تغییر رمز عبور و خروج از سامانه
- دکمه افزودن- شامل امکان افزودن سریع مشتری، مخاطب و پروژه حمل
- دکمه اعلان ها- نمایش دهنده تعداد اعلان های سیستم
- دکمه کارتابل- نشان دهنده تعداد کارهای موجود در کارتابل کاربر
- دکمه چت- باز کننده پنجره چت داخلی سامانه
- دکمه پشتیبانی- محل برقراری ارتباط با بخش پشتیبانی سامانه و درج تیکت
- باکس ارجاع سریع به پرونده
- باکس ارجاع سریع به کار
- لیست تغییر ظاهر محیطی نرم افزار
- لوگو شرکت حمل و نقل بین المللی
- دکمه نمایش و مخفی کردن منوی کنار
نوار دسترسی سریع
نوار دسترسی سریع شامل چهار بخش پرکاربرد می باشد. عدد روی نوار، نشان دهنده تعداد آیتم های داخل آن می باشد و در در صورتی هر چه تعداد آتیم های داخل آن بیشتر باشد، رنگ آن از سبز به قرمز تغییر می کند. سامانه کسبر، این تغییر رنگ با هدف جلب توجه کاربر، انجام می دهد.
بخش To Do
قابلیت To Do یکی از قابلیت های مهم سامانه مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر می باشد. نرم افزار کسبر به کمک این قابلیت، به کاربر این امکان را می دهد که یک یادآور برای خود یا دیگران تعیین کنند. این یادآور می تواند به صورت منفرد تعیین شود یا به یک پرونده حمل خاص لینک شود.
هر To Do یک ساعت و تاریخ مشخص دارد که نرم افزار کسبر، در ساعت و زمان مذکور، هشدار لازم را برای کاربر صادر می کند. کاربر پس از اقدام می تواند حالت To Do را به Done تغییر دهد یا زمان و تاریخ جدیدی برای یادآوری تظیم کند.
تعداد نمایش داده شده در باکس To Do، تعداد یادآور های کاربر را نمایش می دهد و رنگ آن بر اساس تعداد از سبز به قرمز تبدیل می شود.
بخش Notification
بخش Notification سامانه مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر، رخداد های سامانه را نمایش می دهد. هر کاربر بنا به شرایط و اتفاقاتی که در سامانه یا روی پرونده ها رخ می دهد، این Notification ها را دریافت می کند.
امکان تنظیم دریافت یا عدم دریافت Notification ها در بخش ویرایش پروفایل برای کاربر فراهم است. هر کاربر می تواند بنا به نیاز خود، تنظیم دریافت یا عدم دریافت Notification ها را برای خود بر حسب نوع آنها تنظیم نماید.
بخش Invoice
بخش Invoice یک دسترسی سریع به فاکتور های فروش تسویه نشده برای هر بازاریاب می باشد. هر بازاریاب می تواند تعداد فاکتورهای فروش تسویه نشده مشتریان خود را در این بخش مشاهده نماید. با کلیک روی این بخش، لیست فاکتور ها به تفکیک هر پرونده و مشتری برای بازاریاب نمایش داده می شود. امکان دریافت خروجی اکسل و مشاهده مجموع فاکتور ها به تفکیک واحد ارزی فراهم است.
این قابلیت سامانه کسبر، کمک می کند تا پیگیری برای وصول مطالبات تسریع شود.
علاوه بر بازاریاب، مدیر سامانه و مدیر شرکت حمل و نقل بین المللی می تواند تمامی فاکتورهای فروش تسویه نشده شرکت را در یک نگاه مشاهده نموده و دستور پیگیری های لازم برای تسویه آنها را صادر کند.
بخش Works
این بخش تعداد کارهای موجود در کارتابل هر کاربر را نمایش می دهد. با کلیک روی آن، لیست کارهای مربوط به هر کاربر در سامانه حمل و نقل بین المللی کسبر نمایش داده می شود.
کارهای ارجاعی به هر کاربر می تواند شامل پرونده حمل و نقل، تعریف مشتری، درخواست تایید یا ابطال فاکتور و … باشد. با توجه به فرآیند محور بودن نرم افزار کسبر، گردش کار هر کار در این سامانه بین کاربران انجام شده و کاربران از طریق بخش Works به کارهای خود دسترسی دارند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، صفحه کارتابل کاربر در سامانه کسبر را مطالعه کنید.
داشبورد وضعیت پروژه های جاری
سامانه مدیریت عملیات حمل و نقل بین المللی کسبر، یک نرم افزار فرآیند محور است. یعنی هر پرونده حمل در یک مرحله خاصی از این فرآیند قرار دارد. به عنوان مثال، یک پرونده در مرحله استعلام قیمت است، پرونده دیگری در مرحله عملیات و پرونده ای در مرحله تسویه حساب و بسته شدن.
فرآیند های حمل در نرم افزار کسبر، به تفکیک نوع حمل و برای هر شرکت به صورت مجزا، قابل تعریف و شخصی سازی می باشد.
بخش داشبورد وضعیت پروژه های جاری، بخشی مهم و کارآمد در نرم افزار کسبر است. در این بخش هر بازاریاب می تواند وضعیت پروژه های جاری خود را کند. همچنین مدیر شرکت نیز می تواند با یک نگاه، وضعیت پرونده های حمل در هر مرحله را مشاهده نماید.
کاربر با کلیک روی هر بخش، لیست پرونده های مربوطه را مشاهده نموده و می تواند خروجی اکسل آنها را دریافت کند. و همچنین با کلیک روی هر پرونده حمل و نقلی، پرونده مذکور را باز نماید.
نمودار وضعیت پروژه ها
بخش نمودار وضعیت پروژها در نرم افزار کسبر، از دو نمودار تشکیل شده است.
نمودار سمت چپ، نسبت پروژه های حمل از نظر وضعیت آنها مقایسه می کند. توجه داشته باشید که هر پروژه در نرم افزار مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر در یکی از این 3 وضعیت قرار می گیرد:
- In Progress: وضعیت جاری است. در این حالت پرونده باز بوده و در فرآیند حمل و نقل مربوطه خود در حال گردش می باشد.
- Successful: پرونده هایی که کارهای عملیاتی آنها و تسویه حساب مالی آنها با موفقیت انجام پذیرفته و بسته شده اند در این وضعیت قرار می گیرند.
- Faild: پرونده هایی که به هر دلیلی شکست می خورند در این وضعیت قرار می گیرند. مثلا مشتری با قیمت اعلامی موافقت نمی کند یا مشتری منصرف می شود.
بخش اعلان تاریخ تقریبی حرکت
همانطور که می دانیم، اطلاع از تاریخ های مهم در فرآیند حمل و نقل بین المللی بسیار مهم است. با توجه به اینکه در پروژه های حمل و نقل، معمولا تاریخ دقیق حرکت محموله مشخص نیست، یک تاریخ حدودی با عنوان ETD یا تاریخ تقریبی حرکت برای پرونده در نظر می گیرند.
سامانه مدیریت عملیات حمل و نقل بین المللی کسبر، این قابلیت را دارد که به ازای هر پرونده به صورت جداگانه تاریخ تقریبی حرکت را مدیریت نموده و در صفحه اصلی سامانه این مهم را یادآور شد.
کاربر به وسیله این قابلیت می تواند به صورت سریع، پرونده هایی که تاریخ حدودی حرکت آنها امروز، فردا یا چند روز آینده است را مشاهده و پیگیری های لازم را در این خصوص انجام دهد.
در صورتی که تاریخ دقیق حرکت محموله برای یک پرونده مشخص شود، پرونده از این لیست خارج می شود.
بخش اعلان تاریخ تقریبی رسیدن
در نرم افزار مدیریت حمل و نقل بین المللی کسبر، همانند بخش قبل، تاریخ حدودی رسیدن محموله نیز در هر پرونده حمل و نقلی مشخص می شود. این بخش نشان دهنده پرونده هایی است که تاریخ حدودی رسیدن یا ETA آنها روز جاری، فردا یا چند روز آینده می باشد.
این قابلیت به پرسنل واحد های عملیاتی شرکت حمل و نقل بین المللی، این امکان را می دهد که بتوانند سریع ترین اقدام را در خصوص پیگیری پرونده انجام دهند. این قابلیت در کنار قابلیت قبلی، ضمن کاهش خطای انسانی، دقت عملیات را بالا برده و از هزینه های سربار بعدی برای شرکت جلوگیری می کند.
بخش نرخ های تبدیل ارز
سامانه کسبر با پشتیبانی از ارزهای مختلف، این امکان را به شرکت حمل و نقل بین المللی می دهد که به صورت روزانه نرخ تبدیل این ارزها به ارز مرجع سامانه (ریال) در سامانه درج نمایند.
این نرخ تبدیل ها می تواند نرخ های ارز ها در بازارهای مختلف باشد. در حال حاضر نرخ های بازارهای ارزی زیر در این نرم افزار پوشش داده شده است:
- نرخ اسکناس
- نرخ حواله
- نرخ ثنا
- نرخ بازار متشکل ارز
به روزرسانی این نرخ ها به صورت دستی و توسط واحد مالی انجام می شود ولی در صورتی که شرکت حمل و نقل بین المللی تمایل داشته باشد، نرم افزار کسبر این قابلیت را دارد که نرخ های ذکر شده را از API بیرونی دریافت کرده و به صورت لحظه ای به روزرسانی کند.
